Je nieuwsbrief is eindelijk klaar om verstuurd te worden. Langzaam beweeg je de cursor richting de verzendknop, maar opeens slaat de twijfel toe. Klopt de tekst? Werken alle links en zijn ze ook gekoppeld aan de juiste pagina? Heb ik écht niets over het hoofd gezien? Voordat je een nieuwsbrief daadwerkelijk de deur uit doet, is het verstandig om alles na te lopen. Onze uitgebreide checklist helpt je hierbij. Sla het op, print het uit en verstuur vanaf vandaag enkel nog perfecte nieuwsbrieven.

Wettelijke voorwaarden

Met de huidige wetgeving is het onmogelijk vrijblijvend nieuwsbrieven te versturen naar zomaar wat verzamelde e-mailadressen. Daarnaast dien je nieuwsbrief nog aan wat andere regels te voldoen.

Opt-in

Controleer altijd de selectie van ontvangers die je hebt gemaakt en of je van iedereen een opt-in hebt ontvangen.

Uitschrijflink

Zorg ervoor dat zowel in de HTML-versie als in de tekstversie een mogelijkheid zit tot uitschrijven. Test ook periodiek of de uitschrijflink werkt en of abonnees door het volgen van de link ook daadwerkelijk worden afgemeld.

Het beste verzendmoment

Verzenddag en tijdstip
Controleer de dag en het tijdstip waarop de nieuwsbrief ingepland staan. Ga daarbij ook na of het niet botst met andere nieuwsbrieven. Mocht dit het geval zijn, werk dan met een suppressielijst.

Heb je nog geen idee wat voor jouw nieuwsbrief het beste verzendmoment is? Test dit en analyseer daarbij zowel de open rate als click rate. Zoek de beste combinatie van deze twee ratio’s.

De “envelop”

De afzender
Nog voordat een ontvanger kijkt naar waar een nieuwsbrief over gaat, bekijkt hij wie de afzender is. Het is dus erg belangrijk dat dit duidelijk is.

Controleer op typo’s en bedenk of je de mailing algemeen vanuit het bedrijf wilt versturen of liever kiest voor een persoonlijke afzender.

Gebruik absoluut geen no-reply-adres! Naast dat dit wantrouwen op wekt, zorgt het ook voor meer spamklachten. Daarnaast ben je volgens de Code E-mail verplicht een werkend antwoordadres op te nemen in het Reply to-veld.

Onderwerpregel
Is je onderwerpregel sterk genoeg? Wordt er goed gepersonaliseerd en is er een default ingesteld bij een leeg veld? Staan er geen typfouten in of woorden als “TEST”?

Voorkom dat je nieuwsbrief in de spambox belandt door alle spamwoorden eruit te halen. De grootste boosdoeners zijn:
• Gratis
• Sale
• Uitverkoop
• Verdien
• Klik hier
• Aanbieding
• Op = op
• €, $ en % tekens
• ALLES IN HOOFDLETTERS

Snippet
Een snippet is de eerste tekst die de ontvanger ziet naast of onder de onderwerpregel en de afzendernaam. Pas de snippet daarom steeds opnieuw aan op basis van de inhoud van je nieuwsbrief.

Mobiele gebruikers beslissen vaak op basis van de tekst in de snippet of ze een mailing openen of niet.

De inhoud

Tekstversie
Zorg er altijd voor dat je een tekstversie van je nieuwsbrief hebt en dat het overeenkomt met je definitieve HTML-versie. Omdat ook spamfilters hierop controleren draagt het meesturen van een tekstversie direct bij aan een betere deliverability van je nieuwsbrief.

Personalisatie
Als je personalisatie hebt toegepast, test dit door jezelf twee mails te versturen. Eén mail waarbij de personalisatie zou moeten werken en één mail waarbij je default content zou moeten zien.

Juiste linkjes
Als je links in de tekst hebt verwerkt, test dan altijd of deze werken. Check daarbij ook of het om de juiste landingspagina gaat.

Aanspreekstijl
Zorg ervoor dat de aanspreekstijl aansluit op de gekozen personalisatie. Als je nieuwsbrief begint met “Geachte heer Jansen” en je vervolgens een stuk verder in de tekst gaat tutoyeren sla je de plank mis.

Landingspagina’s
Sluit de nieuwsbrief aan op de landingspagina’s waarnaar je refereert. Of omgekeerd? Het moet zowel in taalgebruik, als tone-of-voice, aanspreekstijl en vormgeving netjes op elkaar aansluiten.

De afbeeldingen

Mooi ontworpen nieuwsbrieven werken magisch. En het zijn de afbeeldingen in je nieuwsbrief die zorgen voor sfeer en beleving bij de ontvanger. Ga hier dus goed mee om.

Bestandsgrootte
Voor de leesbaarheid van je nieuwsbrief speelt de bestandsgrootte van je gekozen afbeeldingen een belangrijke rol. Zorg er daarom voor dat de afbeeldingen die je gebruikt niet te groot zijn. Hanteer een richtlijn van maximaal 50kB per afbeelding.

Relevantie
Gebruik afbeeldingen die relevant zijn. Ze moeten niet alleen passen bij de inhoud van je nieuwsbrief, maar ook bij het gevoel dat je wilt overbrengen. Neem geen genoegen met zomaar wat snel gekozen stockphoto´s.

Alt-tekst
E-mail clients tonen je nieuwsbrief niet altijd zoals jij dat voor ogen hebt. Veel email clients laten in eerste instantie je nieuwsbrief zien waarbij de afbeeldingen ´uit´ staan. De ontvanger moet na het openen van je nieuwsbrief aangeven dat ze de afbeeldingen willen downloaden.

Met dit in het achterhoofd is het belangrijk om je nieuwsbrief ook leesbaar te maken als de plaatjes uit staan. Dit doe je door elke afbeelding te voorzien van een alt-tekst (alternatieve tekst). Heb je bijvoorbeeld een afbeelding met daarin een CTA-knop voor “meer informatie”, hang dan achter de afbeelding “meer informatie” als alt-tekst.

Juiste linkjes
Als je links achter een afbeelding hangt, test dan altijd of deze werken. Controleer daarbij ook of het om de juiste landingspagina gaat.

Overige functionaliteiten

Wijzigingspagina
Als je ontvangers de mogelijkheid biedt om hun nieuwsbrief voorkeuren te wijzigen, zorg er dan voor dat de link goed werkt. Check ook of de gegevens uit je relatiebestand correct overgenomen worden in de velden van het wijzigingsformulier.

Social media
Ga na of alle social media knoppen gekoppeld zijn aan de juiste pagina’s.

Webversie
Klik altijd even op de link naar de webversie om te zien of het ook daadwerkelijk werkt. Ontzettend belangrijk, maar desondanks wordt het toch regelmatig over het hoofd gezien omdat deze link vaak automatisch wordt aangemaakt.

Laatste checks

Het maakt niet uit hoe vaak je de nieuwsbrief hebt gecontroleerd, het kan nooit kwaad om het nog een keer te controleren.

Inbox check
Stuur altijd een test mail naar jezelf. Bij voorkeur via verschillende email clients als Gmail en Microsoft. Open je nieuwsbrief zowel op desktop als via je mobiel.

Belangrijkste email clients
Ga via eerder verstuurde nieuwsbrieven na naar welke email clients je de meeste nieuwsbrieven verstuurt. Is dit hoofdzakelijk Hotmail, test dan ook hier of je nieuwsbrief aankomt zoals je het bedoeld hebt.

Testgroep
Wanneer je alle checks hebt doorlopen en je er eigenlijk al zeker van bent dat er geen fouten meer inzitten, is het toch nog verstandig om de nieuwsbrief te verzenden naar een interne testgroep. Laat ze niet alleen vluchtig de tekst doornemen, maar ook alles testen. Het zou zomaar kunnen dat een collega alsnog een minuscuul foutje ontdekt.

Organisatie

Als je dan eindelijk zover bent om je nieuwsbrief te verzenden, is het tot slot nog van belang om de juiste afdelingen hiervan op de hoogte te stellen zodat zij eventuele vragen kunnen beantwoorden.

Analyse

Na het uitsturen van elke nieuwsbrief wil je nagaan wat het uiteindelijk heeft opgeleverd. Wat was de open rate? Hoe vaak is er waarop geklikt? Welke ontvangers zijn erg betrokken en wie niet? Een goede analyse check levert je een schat aan informatie op om je toekomstige nieuwsbrieven en segmentatie te optimaliseren. Gebruik dit dan ook.

Google Analytics
Werk met UTM-tracking zodat je in Google Analytics kunt zien wat je nieuwsbrief lezers na het doorklikken op je website doen. Zo kun je bijvoorbeeld zien hoe lang ze blijven hangen op de landingspagina waarnaar ze zijn doorgestuurd. Klikken ze direct weg, dan past de inhoud wellicht niet bij hun verwachting.